Расчёты
Расчёт зарплаты водителей в автовозе: как автоматизировать
Чтобы автоматизировать расчёт водителей, сначала надо признать: у небольшой автовозной компании не один тип водителя. Их три, каждый на своей сделке, и часто есть четвёртый — трак, которым вы владеете вместе с кем-то. Truck Dispatch Portal описывает всех и печатает PDF-стейтмент для каждого в понедельник.
Три типа траков — три стейтмента
| Трак | Кто за что платит | Что в стейтменте |
|---|---|---|
| Компанейский водитель | Трак ваш; вы платите топливо, cargo-страховку, IFTA и logbook. Водитель получает процент от gross. | Gross, процент зарплаты, взятый кэш, согласованные удержания, выплата. |
| Owner-operator | Трак его, топливо своё. Он платит вам company fee в процентах, из которых оплачиваются процент диспетчера и base; остаток ваш. | Gross, company fee, cargo, взятый кэш, корректировки, выплата ему. |
| Трак владельца парка | Трак и водитель чужие, вы ведёте его за комиссию. Либо «All to owner» (он сам платит водителю), либо «Calculate salary» (водителю платите вы и удерживаете). | Gross, наша комиссия, топливо, cargo, logbook, прочее, кэш, зарплата, если платим мы, удержания владельца, итог владельцу. |
| Совместный трак | Трак владельца плюс management fee от gross и делёж чистого. | Строки выше, затем «Our management fee» и «Co-owner share» — без упоминания второй стороны. |
Ставки живут на карточке водителя, каждая «с недели»
В Settings у каждого водителя карточка: тип, процент зарплаты, company fee, dispatch, base, cargo за неделю, IFTA за месяц, последние четыре цифры топливной карты — и неделя, с которой действует каждая из них. Поменяли ставку во вторник — она применяется с названной недели; стейтмент прошлого понедельника остаётся напечатанным. Карточка намеренно вынесена из рабочих таблиц, чтобы никто не поменял процент случайно, вбивая груз.
Топливо, cargo и IFTA ложатся сами
Загрузите выписку по топливным картам — и каждая заправка сопоставится с водителем по последним четырём цифрам карты и с неделей по дате. На форме недели топливо — одна строка, под ней заправки; на экране Fuel те же заправки по тракам и неделям. Cargo — недельная сумма на карточке; IFTA — месячная, разложенная по неделям месяца. Ничего из этого не вбивается второй раз.
Ничего не списывается, пока вы не скажете
Корректировки — недоплата брокера, претензия за повреждение, штраф за опоздание, возврат займа — приходят через Load payments. Каждая строка ждёт там с уже подставленным плательщиком: водитель, владелец траков или компания. Вы нажимаете «Charge it» или «Charge all», когда список выглядит правильно. Строка с кэшем, по которой есть чек, уходит прямо в бухгалтерию. Смысл в том, что загруженная книга никогда не двигает деньги сама.
Стейтмент недели и PDF
Откройте неделю водителя — стейтмент уже там: gross из доставленных грузов, каждое удержание отдельной строкой, кэш, взятый у двери, выплата внизу. Печатаете PDF и отправляете; тот же PDF водитель видит в приложении. Неделя у всех с понедельника по понедельник, поэтому любой спор — всегда про одну неделю и один список грузов.
Два случая, на которых спотыкаются таблицы, здесь предусмотрены. Если прошлым переводом компанейскому водителю недоплатили, добавляете отрицательную строку «other»: его выплата растёт, ваш доход не меняется — как и должно быть. Если у зарплатного водителя удержали то, что нужно вернуть из своего кармана, «Return to driver» поднимает его выплату, уменьшает ваш доход и не трогает владельца траков.
Совместные траки без неловких стейтментов
Трак, которым вы владеете вместе с владельцем парка, сначала берёт management fee (скажем, 10% от gross), затем делит чистое после комиссии и расходов — 50/50 или как записано в сделке. Стейтмент владельца печатает «Our management fee» и «Co-owner share» и больше ничего о том, кто совладелец. Он видит свою цифру и грузы, из которых она сложилась; ваша сторона договорённости остаётся на ваших экранах.
Утвердить, закрыть, сохранить книгу
Когда стейтменты сходятся, выплаты утверждаются на экране Accounting — с сайта или с телефона. Чеки записываются против грузов, которые они оплачивают. Период закрывается, P&L и годовой отчёт читают те же недели, у каждого водителя есть книга: что выплачено, когда и по какому стейтменту. Если через год придётся спорить о неделе с водителем — неделя на месте, ровно как напечатана.
Начните с одной недели
Честный способ уйти с таблицы — провести одну неделю в обеих. Заведите водителей и их сделки, загрузите выписку по топливу, внесите грузы недели и положите PDF рядом с таблицей. Владельцы обычно находят два-три цента округления и одну строку, которую забывали. Потом таблицу перестают открывать. Остальной стол →